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Performance-Optimierung: DAO versus SQL

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Kommentar

Autor: Helma Spona
Betrifft: Access, Datenbanken, SQL, Datenabfragen, Datenmanipulation
Systemanforderungen: Access 97 oder höher
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Große Datenmengen lassen sich mit Access auf vielfältige Weise bearbeiten. Die zwei am häufigsten Verwendeten sind das DAO-Objekt-Modell und SQL. Darüber hinaus gibt es aber auch noch die Möglichkeit, Abfragen auszuführen, um Daten zu manipulieren. Die Frage, welches die schnellste Möglichkeit ist, werden viele Entwickler prompt mit “SQL” beantworten. Aber ist das wirklich in jedem Fall so?

Die Frage nach der schnellsten Methode zur Datenmanipulation ist nicht so leicht zu beantworten, wie es auf den ersten Blick scheint. Nicht immer entspricht das Ergebnis nämlich den Erwartungen. Zu erwarten wäre beispielsweise, dass die Nutzung von Aktionsabfragen oder SQL-Anweisungen gleich schnell ist, da in beiden Fällen von Access die gleiche SQL-Anweisung ausgeführt wird. Dennoch ist dies nur beim Ändern vorhandener Datensätze der Fall. Ganz anders sieht es beim Erzeugen und Löschen von Tabellen und beim Löschen und Einfügen der Datensätze aus.

Performance vergleichen

Am besten lässt sich die Geschwindigkeit der einzelnen Methoden vergleichen, wenn Sie mehrmals hintereinander die gleiche Aktion durchführen und die dazu notwendige Zeit messen und berechnen. Dabei hat sich ergeben, dass vor allem beim Erstellen von Tabellen SQL die Nase vorn hat. Um 1000 mal eine Tabelle zu erstellen und wieder zu löschen, werden mit Hilfe von SQL nur 9 Sekunden, bei Nutzung der CreateTableDef-Methode jedoch ganz 15 Sekunden benötigt. DAO ist somit über 33% langsamer. Auch wenn Sie eine Tabellenerstellungsabfrage verwenden, die die gleiche SQL-Anweisung verwendet, wie sie beim Test mit SQL verwendet wurde, ergibt sich noch eine Zeitdifferenz von drei Sekunden gegenüber SQL.

Wenn Sie in eine Tabelle, die aus drei Feldern, einem numerischen, einem Textfeld und einem Memo-Feld besteht, 10.000 Datensätze einfügen, ergibt sich ein ganz anderes Bild. Hier ist SQL mit Abstand am langsamsten. Mit einer SQL-Anweisung benötigen Sie nämlich 38 Sekunden, während DAO hier mit 31 Sekunden auskommt und eine Anfügeabfrage, die 10.000 Mal aufgerufen wird, immer noch mit 30 Sekunden auskommt.

Tabelle 1: Übersicht über den Zeitbedarf für definierte Aktionen
Aktion SQL DAO Abfragen
Tabellen erstellen und löschen 1000 x 9 15 12
Datensätze einfügen 10.000 Stk. 38 31 30
Datensätze ändern (20.000) 1 2 1
Datensätze abhängig von einer Bedingung ändern (20.000) 1 2 1
Datensätze löschen (20.000) 2 0 1

Wenn Sie vorhandene Datensätze ändern möchten, werden Sie dabei feststellen, dass hier SQL und Aktionsabfragen gleich schnell sind und DAO am langsamsten. Das lässt sich allerdings dadurch erklären, dass Sie mit DAO alle Datensätze durchlaufen und einzeln ändern müssen, während das mit SQL und somit auch in Aktionsabfragen mit einer einzigen SQL-Anweisung für alle Datensätze möglich ist. Das gleiche Ergebnis ergibt sich, wenn Sie nur bestimmte Datensätze abhängig von einem Kriterium ändern möchten. Allerdings wäre hier zu erwarten, dass das länger dauert als ohne Kriterium. Dem ist aber nicht so. Die Geschwindigkeit ist zumindest bei 20.000 Datensätzen noch gleich.

Wenn Sie allerdings mit der gleichen VBA-Schleife alle Datensätze nacheinander löschen, gibt es die nächste Überraschung. Bei 20.000 Datensätzen brauchen Sie mit DAO dazu weniger als eine Sekunde, mit SQL hingegen zwei Sekunden und eine Löschabfrage braucht immer noch eine Sekunde dafür. Hier ist DAO also am schnellsten.

Wie wurde getestet?

Jeder Performance-Test ist natürlich relativ. Er ist nicht nur abhängig von der Hardware auf der getestet wurde, sondern auch vom Betriebssystem, der Access-Version und dem Code, der zum Testen verwendet wurde.

Listing 1: Die Zeitmessung

Sub Zeitmessung(datAnf As Date, datEnde As Date)
Dim datZeit As Date
datZeit = datEnde - datAnf
Debug.Print "Zeit: " & Format(datZeit, "")
End Sub

Sub testTabellen()
Dim datAnfang As Date
Dim lngAnz As Long
lngAnz = 1000
'SQL
Debug.Print "SQL"
datAnfang = Now
For lngI = 1 To lngAnz
TabelleErstellenSQL
TabelleLoeschenSQL
Next lngI
Zeitmessung datAnfang, Now

...
End Sub

Für die vorstehenden Vergleiche wurde ein Rechner mit Intel Pentium III Mobile mit 500 Mhz verwendet. Als Betriebssystem wurde Windows XP Service Pack 1 eingesetzt und der Code wurde unter Access 2002 ausgeführt.

Wichtig ist aber natürlich auch, welcher Code für die Zeitmessung und die Ausführung der SQL-Anweisungen und Abfragen eingesetzt wurde. Listing 1 zeigt die Prozedur für die Zeitmessung. An diese Prozedur werden Anfangszeit und aktuelle Zeit als Parameter übergeben. Prozedur berechnet die Differenz und gibt die Zeit im Testfenster aus.

Diese Prozedur wird dann in einer weiteren Prozedur aufgerufen, die in einer Schleife, die von 1 bis zu einem per Variablen definierten Endwert läuft, die Testprozeduren aufruft. Am Ende der Schleife wird die Prozedur Zeitmessung aufgerufen. Nach der Ausgabe der Zeit, wird die gleiche Schleife für eine andere Prozedur ausgeführt, die dann eine andere Methode bspw. DAO verwendet.

SQL-Anweisungen und Abfragen ausführen

Wie die SQL-Anweisungen und Abfragen ausgeführt werden, spielt natürlich auch eine Rolle. Listing 2 zeigt beispielhaft zwei Prozeduren zum Ändern der Datensätze. Die Prozedur DatenAendernSQL verwendet dazu eine UPDATE-Anweisung, die über die Execute-Methode des Database-Objekts ausgeführt wird. Auf gleiche Weise verfährt die Prozedur DatenAendernAbfrage. Sie übergibt an die Execute-Methode aber keine SQL-Anweisung, sondern den Namen der auszuführenden Abfrage. Analog werden auch die SQL-Anweisungen bzw. die Abfragen zum Löschen und Erstellen der Daten definiert. Da beide Prozeduren sich so ähnlich sind, ist es natürlich um so verwunderlicher, dass es solche erheblichen Unterschiede beim Einfügen von Datensätzen gibt.

Listing 2: SQL-Anweisungen und Abfragen ausführen

Sub DatenAendernSQL()
Const strSQL = "UPDATE test SET test.ID = 2, test.Zeichen = ""XYZ"""
Dim objDB As DAO.Database
Set objDB = Application.CurrentDb
objDB.Execute strSQL
Set objDB = Nothing
End Sub

Sub DatenAendernAbfrage()
Dim objDB As DAO.Database
Set objDB = Application.CurrentDb
objDB.Execute "DatAendern"
Set objDB = Nothing
End Sub

Sub DatenAendernDAO()
Dim objDB As DAO.Database
Dim objRS As DAO.Recordset
Set objDB = Application.CurrentDb
Set objRS = objDB.OpenRecordset("test3")
objRS.MoveFirst
Do While objRS.EOF = False
objRS.Edit
objRS.Fields("ID") = 2
objRS.Fields("Zeichen") = "XYZ"
objRS.Fields("langerText") = "Text im Memofeld"
objRS.Update
objRS.MoveNext
Loop
objRS.Close
Set objRS = Nothing
Set objDB = Nothing
End Sub

Die Prozedur DatenAendernDAO öffnet die Tabelle als Recordset-Objekt und durchläuft die einzelnen Datensätze in einer While-Schleife. Obwohl der Code daher wesentlich aufwändiger aussieht, ist die Zeitdifferenz verhältnismäßig gering.

Fazit


Wenn Sie Datenzugriffe und Anweisungen zur Datenbankmanipulation hinsichtlich Performance optimieren möchten, sollten Sie SQL-Anweisungen verwenden, wenn Sie Tabellen erstellen, manipulieren und löschen möchten. Zum Einfügen von Datensätzen sind hingegen Aktionsabfragen optimal. Wo dies nicht möglich ist, weil komplexe Berechnungen erforderlich sind, die nicht mit SQL zu bewältigen ist, stellt DAO eine Alternative dar. Zum Ändern von Datensätzen sollten Sie wahlweise SQL oder Aktionsabfragen einsetzen, zum Löschen hingegen wieder DAO.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Alle Inhalte wurden nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Ich übernehme für Fehlerfreiheit allerdings keine Gewähr und hafte keinesfalls für Folgen, die sich aus Fehlern oder unsachgemäßem Gebrauch des Codes und der Inhalte ergeben.
Code und Beispiele dürfen für den privaten Gebrauch frei verwendet werden. Eine Veröffentlichung (auch auszugsweise) sowohl online wie auch auf klassischen Medien ist nur nach meiner ausdrücklichen Zustimmung möglich. Verlinkung der Artikel ist jedoch erlaubt und erwünscht, solange immer auf die Webseite und nicht die PDF-Datei verlinkt wird.

XML-Dateien mittels XML-Dom bearbeiten

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Kommentar

Autor: Helma Spona
Betrifft: VBA, XML, MSXML-DOM
Systemanforderungen: VBA-Host-Anwendung + Internet Explorer 5 oder höher

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XML ist zurzeit in aller Munde. Nicht nur dass es ein wesentlicher Teil der .Net-Strategie von Microsoft ausmacht, auch im Alltag von Office- und Datenbankentwicklern können XML-Dateien sinnvoll eingesetzt werden. Eine Möglichkeit XML-Dateien zu lesen und zu schreiben ist das XML-DOM, das hier vorgestellt werden soll.

Anwendungsmöglichkeiten und Systemvoraussetzungen

XML-Dateien können eingesetzt werden, um Programmeinstellungen speichern, Daten für die Verwendung in anderen Anwendungen zu exportieren oder auch Daten in die Datenbank zu importieren. Gerade in Access spielt die Speicherung von Programmeinstellungen in externen Dateien zwar eine untergeordnete Rolle, weil dazu sehr gut auch Tabellen verwendet werden können, dennoch macht dies in Einzelfällen Sinn, nämlich dann, wenn die Einstellungen auch von anderen Programmen genutzt werden sollen.

Einlesen lässt sich eine XML-Datei natürlich auch als ganz normale Textdatei. Allerdings ist die Ermittlung der Tags und Attribute dann mit sehr viel Aufwand verbunden. Besser ist da die Möglichkeit über das XML-DOM auf die einzelnen XML-Nodes und ihre Attribute zuzugreifen.

Was ist XML?

Eine XML-Datei besteht ähnlich wie HTML-Dateien aus einzelnen Tags, die in spitze Klammern eingefasst werden. Innerhalb der Tags können Werte oder wieder andere Tags stehen. Zudem kann ein Tag Attribute enthalten, die innerhalb des öffnenden Tags definiert werden. Der Ausdruck <export format=”excel5″>daten.xls</export> stellt beispielsweise einen gültigen XML-Tag dar. Dabei ist daten.xls der Inhalt oder Wert des Tags und excel5 der Wert des Attributs format. XML-Dateien sind hierarchisch geordnet. Das heißt Tags können ineinander verschachtelt werden. Gültig ist eine XML-Datei allerdings nur dann, wenn es auf oberster Ebene nur einen Tag gibt, dem alle anderen untergeordnet sind. Dieser oberste Tag wird Wurzelelement oder Root-Element genannt.

XML ist ein W3C-Standard, genau wie das XML DOM. Dabei handelt es sich um das Objektmodell in dem eine XML-Datei dargestellt werden kann. Es verfügt über Methoden und Eigenschaften, um Elemente der XML-Datei auszulesen oder zu ändern. Ein XML-Tag oder ein Wert des Tags wird im DOM als XML-Node-Objekt bezeichnet. Jedes Element der XML-Datei, egal ob es sich um einen Tag oder einen Textwert handelt, wird auch als Knoten bezeichnet.

Um das XML-DOM zum Zugriff auf die XML-Datei verwenden zu können, ist ein ActiveX-Objekt erforderlich, dass der Internet Explorer 5 und höher bereits mitbringt, nämlich das MSXML-Objekt. Dieses wird nachfolgend zum Lesen der XML-Datei eingesetzt. Damit das problemlos und einfach funktioniert muss in der Datenbank ein Verweis auf die Objektbibliothek Microsoft XML, Version 2.0 gesetzt werden, der über Extras/Verweis in der Modulansicht oder Entwicklungsumgebung erstellt werden kann.

Eine XML-Datei lesen

Da eine XML-Datei einen hierarchischen Aufbau hat und nach dem Einlesen der Datei nicht auf Anhieb zu ermitteln ist, wie viele untergeordnete Knoten der Wurzelknoten hat und wie tief die Verschachtelung ist, lässt sich eine XML-Datei nur rekursiv auslesen.

Für jeden Knoten kann dazu über die hasChildNodes-Methode ermittelt werden, ob er untergeordnete Knoten hat. Wenn ein Knoten erreicht ist, der keine untergeordneten Knoten hat, wird die Prozedur einfach nicht mehr aufgerufen.

Bevor die Knoten rekursiv durchlaufen werden können, muss aber zunächst einmal das XML-DOM-Objekt erzeugt und die Datei geladen werden. Das erledigt im Listing 1 die Prozedur XMLLesen. Sie definiert zunächst die benötigten Variablen xmlRoot und xmlDoc. Die Variable xmlRoot soll das Wurzelelement der Datei speichern und muss daher den Typ MSXML.IXMLDOMNode haben. Dieses Objekt stellt ein allgemeines Node-Objekt dar, dem auch speziellere Node-Objekte zugewiesen werden können. Dies können bspw. XML-Elemente wie normale Tags, Textelemente wie die Inhalte von Tags, Kommentare oder auch XML-Attribute sein. Die Variable xmlDoc stellt das XML-DOM dar. Mit dem Schlüsselwort New wird es zunächst als leeres DOM erzeugt. Eventuell muss New durch CreateObject ersetzt werden

In älteren VBA-Versionen, in denen der New-Operator noch nicht zur Verfügung steht muss das DOMDocument-Objekt mit den folgenden Anweisungen erzeugt werden.

Dim xmlDoc As MSXML.DOMDocument
Set xmlDoc = createObject("MSXML.DOMDocument")

Wenn das Objekt erzeugt ist, kann die Methode Load verwendet werden, um eine XML-Datei zu laden. Liegt der zu lesende Code nicht in Dateiform vor, kann dieser Code ebenfalls eingelesen werden, nämlich über die LoadXML-Methode. Kann der Code bzw. die Datei eingelesen werden, wird dadurch das DOMDocument-Objekt gefüllt. Sollte der einzulesende Text oder die Datei keinen gültigen XML-Code enthalten, tritt allerdings beim Einlesen des Codes ein Laufzeitfehler auf.

Das Wurzelelement kann nach dem Einlesen über die documentElement-Methode ermittelt werden, dieses wird dann an die Prozedur ZweigLesen übergeben. Sie durchsucht die Datei rekursiv und gibt Namen und Werte der Knoten im Direktfenster aus.

Listing 1: Einlesen einer XML-Datei

Const strPFAD = "C:\TreeView_XML_0402\"
Sub XMLLesen()
Dim strFilename As String
Dim xmlRoot As MSXML.IXMLDOMNode
Dim xmlDoc As New MSXML.DOMDocument
strFilename = "buecher.xml"
xmlDoc.Load (strPFAD & strFilename)
Set xmlRoot = xmlDoc.documentElement()
ZweigLesen xmlRoot
Set xmlRoot = Nothing
Set xmlDoc = Nothing
End Sub

Wie jede rekursive Prozedur besteht auch die hier verwendete aus zwei Teilen. Der eine wird ausgeführt, wenn der aktuelle XML-Knoten den Knotentyp NODE_ELEMENT hat. In diesem Fall handelt es sich um einen XML-Tag und nicht nur um einen Kommentar oder den Inhalt eines Tags.

Hinweis:

Ob diese Prüfung sinnvoll ist, hängt vom Zweck der Prozedur ab. Wenn nur Knotenname und Werte ausgegeben werden sollen, ist dies notwendig. Im Beitrag zum TreeView-Steuerelement wird eine Abwandlung der Prozedur verwendet, wo eine andere Bedingung definiert ist. In jedem Fall muss der erste Teil der rekursiven Prozedur unabhängig davon ausgeführt werden, ob es untergeordnete Elemente gibt.  Wenn im ersten Teil der Prozedur die Prozedur wieder aufgerufen wird, erfolgt die Ausgabe von unten nach oben, das heißt das letzte Element wird zuerst ausgegeben.

Handelt es sich um einen XML-Tag, wird geprüft ob es das Wurzelelement ist. Wenn nicht wird der Name des Elements mit der nodeName-Eigenschaft ausgegeben.  Als nächstes wird dann geprüft, ob es für den XML-Tag einen Inhalt gibt. Auch Textinhalte werden als Node-Objekte behandelt. Das heißt, nur wenn die Methode hasChildNodes den Wert true liefert kann das Element einen Text haben. Dies ist in der Regel das erste untergeordnete Element, das mit der firstChild-Eigenschaft ermittelt werden kann. Handelt es sich dabei um ein Textelement, gibt die Eigenschaft die Konstante NODE_TEXT zurück. In diesem Fall soll der Wert des ersten untergeordneten XML-Elements ausgegeben werden, wenn nicht, eine leere Zeichenkette. Im zweiten Teil der Prozedur wird nun geprüft, ob das als Parameter übergebene XML-Element untergeordnete Knoten hat. Wenn ja, wird die ChildNodes-Auflistung in einer Schleife durchlaufen und die Prozedur für jeden untergeordneten Knoten erneut aufgerufen.

Listing 2: Rekursives lesen der XML-Knoten

Sub ZweigLesen(xmlNode As MSXML.IXMLDOMNode)
Dim xmlTmp As MSXML.IXMLDOMNode
Dim xmlTmpElem As MSXML.IXMLDOMElement
If xmlNode.nodeType = NODE_ELEMENT Then
Set xmlTmpElem = xmlNode
If xmlTmpElem.baseName <> _
xmlNode.ownerDocument.documentElement.baseName Then
Debug.Print xmlTmpElem.nodeName;
If xmlTmpElem.hasChildNodes Then
If xmlTmpElem.firstChild.nodeType = NODE_TEXT Then
Debug.Print ":" & xmlTmpElem.firstChild.nodeValue
Else
Debug.Print ""
End If
Else
Debug.Print ""
End If
End If
End If
If xmlNode.hasChildNodes = True Then
For Each xmlTmp In xmlNode.childNodes()
ZweigLesen xmlTmp
Next xmlTmp
End If
End Sub

XML-Dateien ändern


Das XML-DOM kann allerdings nicht nur zum Lesen der XML-Dateien verwendet werden, es stellt auch eine Save-Methode zur Verfügung mit der die XML-Datei gespeichert werden kann. Diese kann zudem vorher geändert und ergänzt werden. Die Prozeduren  in Listing 3 zeigen, wie ein Datensatz an eine bestehende XML-Datei angehängt werden kann.

Jeder Datensatz wird dabei durch einen <buch>-Knoten dargestellt, für den über das id-Attribut ein eindeutiger Schlüssel definiert ist. Um einen neuen Datensatz anzufügen, muss also zunächst der letzte Schlüssel ermittelt und der nächste berechnet werden. Dazu wird die Datei eingelesen und wieder das Wurzelelement ermittelt. Hat es untergeordnete Elemente, sind Datensätze vorhanden. In diesem Fall wird über die lastChild-Eigenschaft das letzte Element zurückgegeben und es wird geprüft, ob dieses Element Attribute hat. Die Attribute werden in der Attributs-Auflistung verwaltet, deren length-Eigenschaft ihre Anzahl angibt. Enthält der XML-Tag Attribute, wird mit der Methoode getNamedItem das id-Attribut zurückgegeben und dessen Wert über die nodeValue-Eigenschaft in der Variablen strTmp gespeichert. Wenn es kein id-Attribut gibt, kommt es dabei jedoch zu einem Laufzeitfehler, der mit On Error Resume Next ignoriert wird. In diesem Fall wird als Nummer der Wert 1 ermittelt. Gibt es das Attribut wird der Wert nach dem Zeichen # ermittelt in eine Zahl konvertiert und 1 dazu addiert. Dies ist dann die Nummer für den neuen Datensatz.

Anschließend wird der neue Datensatz eingefügt. Dazu muss zunächst das übergeordnete <buch>-Element erzeugt werden. Das geschieht, wie auch bei den untergeordneten Elementen über die CreateElement-Methode des DOMDocument-Objekts. Das so erzeugt Element existiert nun zwar, ist jedoch noch nicht in die Knotenhierarchie eingeordnet, sondern existiert quasi freischwebend im XML-DOM. Mit der AppendChild-Methode kann es dann an das übergeordnete Element angehängt werden. Für die einzelnen Tags <titel>, <autor> etc. ist dies das <buch>-Element. Das <buch>-Element wird hingegen an das Wurzelelement der Datei angehängt.

Bevor das jedoch passiert wird noch das Attribut erzeugt. Attribute können analog zur Methode createElement mit der createAttribute-Methode erzeugt werden. Deren Wert lässt sich dann über die Eigenschaft Value bestimmen. Um das Attribut dem XML-Tag hinzuzufügen, wird es der setNamedItem-Methode übergeben. Mit Aufruf der Save-Methode wird die Datei dann gespeichert.

Listing 3: Hinzufügen von Datensätzen zur XML-Datei

Sub Aufruf()
DatensatzAnfuegen strPFAD & "buecher.xml", "3815821762", _
"Helma Spona", "Das Große Buch Access 2002 Programmierung", "40,88"
End Sub

Sub DatensatzAnfuegen(strDatei As String, strISBN As String, strAutor As String, strTitel As String, strPreis As String)
'ID ermitteln
Dim xmlRoot As MSXML.IXMLDOMNode
Dim xmlNode As MSXML.IXMLDOMNode
Dim xmlDoc As New MSXML.DOMDocument
Dim xmlElem As MSXML.IXMLDOMElement
Dim xmlElem2 As MSXML.IXMLDOMElement
Dim xmlAttr As MSXML.IXMLDOMAttribute
Dim lngID As Long
Dim bytPos As Byte
Dim strTmp As String

xmlDoc.Load (strDatei)
Set xmlRoot = xmlDoc.documentElement
If xmlRoot.hasChildNodes Then
Set xmlNode = xmlRoot.lastChild()
If xmlNode.Attributes.length > 0 Then
On Error Resume Next
strTmp = xmlNode.Attributes.getNamedItem("id").nodeValue
bytPos = InStr(1, strTmp, "#", vbTextCompare)
If bytPos > 0 Then
strTmp = Mid(strTmp, bytPos + 1)
End If
If strTmp <> "" Then
lngID = Val(strTmp) + 1
Else
lngID = 1
End If
End If
Else
lngID = 1
End If

'Datensatz anfügen
Set xmlElem = xmlDoc.createElement("buch")
Set xmlElem2 = xmlDoc.createElement("ISBN")
xmlElem2.Text = strISBN
xmlElem.appendChild xmlElem2
Set xmlElem2 = xmlDoc.createElement("titel")
xmlElem2.Text = strTitel
xmlElem.appendChild xmlElem2
Set xmlElem2 = xmlDoc.createElement("autor")
xmlElem2.Text = strAutor
xmlElem.appendChild xmlElem2
Set xmlElem2 = xmlDoc.createElement("preis")
xmlElem2.Text = strPreis
xmlElem.appendChild xmlElem2
'id-Attribut hinzufügen
Set xmlAttr = xmlDoc.createAttribute("id")
xmlAttr.Value = "buch#" & lngID
xmlElem.Attributes.setNamedItem xmlAttr
xmlRoot.appendChild xmlElem
'Datei speichern
xmlDoc.Save strDatei
Set xmlNode = Nothing
Set xmlRoot = Nothing
Set xmlDoc = Nothing
End Sub

Fazit

Schreiben und lesen von XML-Dateien ist mit Hilfe des passenden MSXML-Dom-Objekts gar nicht schwer und eignet sich vor allem bei großen Dateien, weil der Zugriff auf die Knoten einer XML-Datei wesentlich schneller ist, das ein Textdatei sequentiell zu lesen und die Werte über entsprechenden String-Funktionen zu ermitteln. Vor allem wenn XML-Dateien zur Speicherung von Programmeinstellungen verwendet wird, lassen sich auch sehr gut im TreeView-Steuerelement als Baumstruktur darstellen, wie im Beitrag zu diesem Steuerelement noch gezeigt wird.

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Tipps und Tricks zu Outlook

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Leider ist Outlook in allen Versionen großen Änderungen gegenüber den Vorversionen unterworfen. Daher sind einige Tipps nur für ganz spezielle Outlook-Versionen gedacht. Dennoch finden Sie hier hoffentlich etwas Nützliches.

Outlook 2000: Gesendete E-Mail erneut senden

Immer wieder kommt es vor, dass bereits gesendeten Mails an den gleichen Empfänger noch einmal gesendet werden müssen, weil sie bspw. verloren gegangen sind. Wer da nach Auswahl der Mail im Ordner “Gesendete Objekte” im Menü einen entsprechenden Befehl sucht, wird keinen finden und in der Regel den umständlichen Weg über die Weiterleitung wählen. Es gibt dennoch diese Funktion. Sie müssen dazu nur die E-Mail per Doppelklick in einem separaten Fenster öffnen. Dann finden Sie den Menüeintrag unter Aktionen/Diese Nachricht erneut senden.

Outlook/Netscape 6: Importieren von Outlook 2000 Adressen in Netscape 6

Leider ist der Importfilter für Outlook 2000-Adressen nicht ganz fehlerfrei. Während alle wesentlichen Daten importiert werden, für die Felder im Adressbuch vorhanden sind, wird keine einzige E-Mail-Adresse oder Adresse einer Website importiert. Das ist ein Umstand, der nicht gerade logisch ist. Schließlich sind gerade die E-Mail-Adressen von Interesse. Für dieses Problem gibt es jedoch eine ganz einfache Lösung.

Wenn Sie Outlook 2000 installiert haben, haben Sie in der Regel auch mit dem Internet Explorer 5 Outlook Express installiert. Starten Sie es und importieren Sie dort das Outlook-Adressbuch. Dazu müssen Sie Extras/Adressbuch auswählen und dort über Extras/Optionen die gemeinsame Verwendung der Outlook-Kontakte mit dem Windows-Adressbuch aktivieren. Die Adressen aus Outlook werden dann als Outlook-Express-Adressen angezeigt. Wenn Sie nun in Netscape 6 den Adressimport starten, importieren Sie einfach die Adressdaten von Outlook Express anstelle von Outlook. Dann werden auch die E-Mail-Adresse importiert. Allerdings können Sie in Outlook zu einem Kontakt mehr als eine E-Mail-Adresse speichern, maximal 3. Wenn Sie auf diese Weise den Import durchführen, wird aber immer nur die erste Adresse importiert. Das lässt sich aber leider nicht vermeiden.

Outlook 98/2000: Exportieren der Einstellungen für E-Mail Konten

Sind Sie es auch Leid, nach jeder Neuinstallation von Outlook Ihre E-Mail-Konten wieder neu einrichten zu müssen? Dass muss nicht sein, Sie können nämlich Ihre E-Mail-Konten als Dateien exportieren und später aus diesen Dateien wieder importieren. Um ein E-Mail-Konto zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie Extras/Konten aus.
  2. Markieren Sie das Konto in der Liste.
  3. Klicken Sie auf Exportieren.
  4. Geben Sie den Dateinamen ein.
  5. Klicken Sie auf Speichen.

Um die Konten später wieder zu importieren, gehen Sie genauso vor, nur klicken Sie dann auf Importieren.

Outlook: Einzelne E-Mails mit Lesebestätigung verschicken

Wenn Sie ab und zu wichtige E-Mails verschicken deren Ankunft durch eine Lesebestäigung bestätigt werden sollen, müssen Sie darum nicht jede E-Mail, also auch die unwichtigen E-Mails mit Lesebestätigung verschicken. Sie können die einzelne Mail mit Lesebestätigung verschicken. Im E-Mail-Fenster gibt es dazu einen Button Optionen. Klicken Sie darauf können Sie für diese E-Mail die Lesebestätigung aktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen Das Lesen dieser Nachricht bestätigen anklicken.

Outlook 97 und höher: Daten sichern


Wenn eine Neuinstallation des Betriebssystems ansteht, stellt sich für die meisten Anwender die Frage, welche Daten gesichert werden müssen und wie das am Einfachsten zu bewerkstelligen ist. Leider bietet Outlook keine integrierte Funktion zur Sicherung der Einstellungen, Kontakte und Daten. Allerdings können Sie alle Daten sichern, wenn Sie wissen wie.

Die Inhalte der Outlook-Ordner, wie z.B. Notizen, Kontakte, Posteingang, gesendete E-Mails etc. können Sie z.B. in eine persönliche Ordnerdatei exportieren. Diese Datei können Sie dann auf einem Laufwerk sichern, das nicht gelöscht wird oder auf CD brennen und nach der Neuinstallation wieder importieren. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  1. Starten Sie Outlook
  2. Wählen Sie Datei/Exportieren/Importieren aus.
  3. Wählen Sie Exportieren in eine Datei aus.
  4. Klicken Sie auf Weiter.
  5. Wählen Sie persönliche Ordner-Datei *.pst aus.
  6. Klicken Sie auf Weiter.
  7. Wählen Sie den zu sichernden Ordner aus. Um alle Ordner zu sichern, wählen Sie den obersten Eintrag persönliche Ordner aus und aktivieren das Kontrollkästchen untergeordnete Ordner einbeziehen.
  8. Klicken Se auf Weiter.
  9. Wählen Sie den Dateinamen für die PST-Datei über Durchsuchen aus oder geben Sie ihn ein.
  10. Klicken Sie auf Weiter
  11. Klicken Sie auf OK.

Outlook exportiert nun die Daten in eine PST-Datei. Um diese später nach der Neuinstallation oder auf einem anderen Rechner zu importieren, wählen Sie in Outlook Datei/Importieren/Exportieren und anschließend Importieren aus Datei aus.

Outlook: Outlook Heute anpassen

Wenn Sie die Farbgebung oder das Layout der Seite Outlook Heute nicht mögen, können Sie sie problemlos anpassen. Dazu stellt Outlook verschiedene Formatierungen zur Verfügung, aus denen Sie wählen können. Klicken Sie dazu einfach auf “Outlook Heute anpassen …” und stellen Sie die gewünschten Formatierungen ein. Schließen Sie die Seite dann mit “Änderungen speichern”.

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Tipps und Tricks zu Word

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Word gehört zu den Programmen, die sich mit nützlichen Tastenkombinationen und Einstellungen besonders effizient bedienen lassen. Dennoch haben manche Anwender immer wieder mal Probleme. Hier finden Sie daher einige Tipps und Tricks für den Alltag mit Word.

Word: Großschreibung am Satzanfang bei Eingaben deaktivieren

Standardmäßig schreibt Word Wörter am Satzanfang groß. In der Regel ist das auch ganz nützlich. Lästig ist es nur dann, wenn Sie bspw. Tabelle mit Tabulatoren erstellen möchten, und dazu in der ersten Spalten Wörter eingeben müssen, die kleingeschrieben werden. Sobald Sie dann die [Tab]-Taste drücken, um in die nächste Spalte zu springen, wird das Wort in der ersten Spalte korrigiert. Damit das nicht passiert, fügen Sie den Tabulator einfach mit [Strg]+[Tab] ein.

Word: Festes Leerzeichen eingeben

Möchten Sie verhindern, dass zwei Wörter, die zusammen gehören durch die Zeilentrennung getrennt werden, müssen Sie dazu zwischen den beiden Wörtern nur ein festes Leerzeichen einfügen. Um ein solches Zeichen einzufügen, drücken Sie gleichzeitig [Strg]+[Umsch]+[Leer].

Word: Tastenkombination für kursive Formatierungen

Wenn Sie viel mit Word schreiben, und immer wieder einzelne Wörter kursiv formatieren müssen, ist es ziemlich lästig, wenn Sie dazu immer wieder die Hände von der Tastatur nehmen müssen, zur Maus greifen, das Wort formatieren und dann auf die Schaltfläche klicken müssen. Viel einfacher geht das, wenn Sie die Pfeiltasten dazu nutzen, den Cursor in das Wort zu stellen und dann [Strg]+[Umsch]+[K] drucken, um das Wort kursiv zu formatieren, in dem der Cursor steht.

Sonderzeichen in Feldfunktionen verwenden

Wenn Sie Feldfunktionen in Word verwenden, in denen bestimmte Zeichen, z.B. der Doppelpunkt in Indexfeldern als Sonderzeichen verwendet werden, macht das natürlich Probleme, wenn Sie bspw. einen Indexeintrag erstellen möchten, der selbst einen Doppelpunkt erzeugt. Um ein solches Zeichen als Teil des Textes in einer Feldfunktion zu markieren, müssen Sie jedoch nur einen Backslash “\” vor das Zeichen setzen.

Word: Absatzformate sichtbar machen

Wenn Sie mit Dokumentvorlagen arbeiten und längere Dokumente mit Absatzformaten formatieren müssen, die nicht auf den ersten Blick erkennen lassen um welches Format es sich handelt, ist es ganz nützlich nicht erst den Cursor in den Absatz stellen zu müssen um das verwendete Format angezeigt zu bekommen. Sie können dazu ganz einfach eine Spalte einblenden lassen, in der in der Normalansicht die verwendeten Absatzformate angezeigt werden. Wählen Sie dazu “Extras/Optionen” aus und setzen Sie auf der Registerkarte Ansicht den Wert im Feld “Breite der Formatvorlagenanzeige” auf einen Wert ungleich 0 z.B. 2 cm.

Word 95 und höher: Indexeinträge festlegen

Wenn Sie in einem Word-Dokument Indexeinträge festlegen möchten, geht dies über “Einfügen/Index” und “Verzeichnisse/Eintrag” festlegen

Dies ist natürlich sehr umständlich, insbesondere wenn viele Indexeinträge bestimmt werden müssen. Viel schneller geht dies, wenn Sie das Wort markieren, für das ein Indexeintrag erstellt werden soll und dann [Umsch] + [Alt] + [X] drücken.

Word 95 und höher unter Windows 2000/XP: Indexeinträge können nicht über die Tastenfolge festgelegt werden

Wenn Sie die oben genannte Tastenfolge zum Festlegen der Indexeinträge verwenden, kann es passieren, dass dies plötzlich nicht mehr funktioniert. Das liegt daran, dass Windows 2000/XP standardmäßig eine Tastenfolge vorsehen, mit denen das Eingabegebietsschema (Tastaturbelegung) gewechselt werden kann. Diese Tastenfolge ist [Umsch] + [Alt]. Wenn Sie es also nicht schafften, die drei Tasten [Umsch] + [Alt] + [X] exakt gleichzeitig zu drücken, wertet Windows schon die Folge [Umsch] + [Alt], bevor Word dazu kommt das [X] zu erkennen. Die Lösung ist aber ganz einfach. Stellen Sie zum Umschalten der Tastaturbelegung einfach eine andere oder gar keine Tastenkombinationen ein.

  1. Dazu wählen Sie Start/Einstellungen/Systemsteuerung aus öffnen dann die Ländereinstellungen. Haben Sie in Windows XP die Kategorie-Ansicht aktiviert heißt das Symbol “Datums-, Zeit-, Sprach- und Regionaleinstellungen” in der “Klassischen Ansicht klicken Sie auf “Regions- und Spracheinstellungen”.
  2. Aktivieren Sie nun die Registerkarte “Sprache” und klicken Sie auf “Details”.
  3. Klicken Sie auf “Tastatur” und dann auf “Tastenkombination ändern”.
  4. Um die Tastenkombination zu löschen, deaktivieren Sie nun beide Kontrollkästchen und schließen alle Dialogfelder mit “OK”.

Word + FrontPage: Einfügen von Text in Word über die Zwischenablage

Wenn Sie Text aus dem FrontPage Editor über die Zwischenablage in Word einfügen, dauert das in der Regel recht lange. Außerdem fügt Word dann auch die HTML-Tags und Formatierungen mit ein, die in FrontPage zur Formatierung notwendig waren. Wenn Sie nur den reinen Text benötigen, sollten Sie statt “Bearbeiten/Einfügen” “Bearbeiten/Inhalte einfügen” auswählen und damit den Text als unformatierten Text in das Dokument einfügen.

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