Tipps und Tricks zu Outlook

Leider ist Outlook in allen Versionen großen Änderungen gegenüber den Vorversionen unterworfen. Daher sind einige Tipps nur für ganz spezielle Outlook-Versionen gedacht. Dennoch finden Sie hier hoffentlich etwas Nützliches.

Outlook 2000: Gesendete E-Mail erneut senden

Immer wieder kommt es vor, dass bereits gesendeten Mails an den gleichen Empfänger noch einmal gesendet werden müssen, weil sie bspw. verloren gegangen sind. Wer da nach Auswahl der Mail im Ordner „Gesendete Objekte“ im Menü einen entsprechenden Befehl sucht, wird keinen finden und in der Regel den umständlichen Weg über die Weiterleitung wählen. Es gibt dennoch diese Funktion. Sie müssen dazu nur die E-Mail per Doppelklick in einem separaten Fenster öffnen. Dann finden Sie den Menüeintrag unter Aktionen/Diese Nachricht erneut senden.

Outlook/Netscape 6: Importieren von Outlook 2000 Adressen in Netscape 6

Leider ist der Importfilter für Outlook 2000-Adressen nicht ganz fehlerfrei. Während alle wesentlichen Daten importiert werden, für die Felder im Adressbuch vorhanden sind, wird keine einzige E-Mail-Adresse oder Adresse einer Website importiert. Das ist ein Umstand, der nicht gerade logisch ist. Schließlich sind gerade die E-Mail-Adressen von Interesse. Für dieses Problem gibt es jedoch eine ganz einfache Lösung.

Wenn Sie Outlook 2000 installiert haben, haben Sie in der Regel auch mit dem Internet Explorer 5 Outlook Express installiert. Starten Sie es und importieren Sie dort das Outlook-Adressbuch. Dazu müssen Sie Extras/Adressbuch auswählen und dort über Extras/Optionen die gemeinsame Verwendung der Outlook-Kontakte mit dem Windows-Adressbuch aktivieren. Die Adressen aus Outlook werden dann als Outlook-Express-Adressen angezeigt. Wenn Sie nun in Netscape 6 den Adressimport starten, importieren Sie einfach die Adressdaten von Outlook Express anstelle von Outlook. Dann werden auch die E-Mail-Adresse importiert. Allerdings können Sie in Outlook zu einem Kontakt mehr als eine E-Mail-Adresse speichern, maximal 3. Wenn Sie auf diese Weise den Import durchführen, wird aber immer nur die erste Adresse importiert. Das lässt sich aber leider nicht vermeiden.

Outlook 98/2000: Exportieren der Einstellungen für E-Mail Konten

Sind Sie es auch Leid, nach jeder Neuinstallation von Outlook Ihre E-Mail-Konten wieder neu einrichten zu müssen? Dass muss nicht sein, Sie können nämlich Ihre E-Mail-Konten als Dateien exportieren und später aus diesen Dateien wieder importieren. Um ein E-Mail-Konto zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie Extras/Konten aus.
  2. Markieren Sie das Konto in der Liste.
  3. Klicken Sie auf Exportieren.
  4. Geben Sie den Dateinamen ein.
  5. Klicken Sie auf Speichen.

Um die Konten später wieder zu importieren, gehen Sie genauso vor, nur klicken Sie dann auf Importieren.

Outlook: Einzelne E-Mails mit Lesebestätigung verschicken

Wenn Sie ab und zu wichtige E-Mails verschicken deren Ankunft durch eine Lesebestäigung bestätigt werden sollen, müssen Sie darum nicht jede E-Mail, also auch die unwichtigen E-Mails mit Lesebestätigung verschicken. Sie können die einzelne Mail mit Lesebestätigung verschicken. Im E-Mail-Fenster gibt es dazu einen Button Optionen. Klicken Sie darauf können Sie für diese E-Mail die Lesebestätigung aktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen Das Lesen dieser Nachricht bestätigen anklicken.

Outlook 97 und höher: Daten sichern


Wenn eine Neuinstallation des Betriebssystems ansteht, stellt sich für die meisten Anwender die Frage, welche Daten gesichert werden müssen und wie das am Einfachsten zu bewerkstelligen ist. Leider bietet Outlook keine integrierte Funktion zur Sicherung der Einstellungen, Kontakte und Daten. Allerdings können Sie alle Daten sichern, wenn Sie wissen wie.

Die Inhalte der Outlook-Ordner, wie z.B. Notizen, Kontakte, Posteingang, gesendete E-Mails etc. können Sie z.B. in eine persönliche Ordnerdatei exportieren. Diese Datei können Sie dann auf einem Laufwerk sichern, das nicht gelöscht wird oder auf CD brennen und nach der Neuinstallation wieder importieren. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  1. Starten Sie Outlook
  2. Wählen Sie Datei/Exportieren/Importieren aus.
  3. Wählen Sie Exportieren in eine Datei aus.
  4. Klicken Sie auf Weiter.
  5. Wählen Sie persönliche Ordner-Datei *.pst aus.
  6. Klicken Sie auf Weiter.
  7. Wählen Sie den zu sichernden Ordner aus. Um alle Ordner zu sichern, wählen Sie den obersten Eintrag persönliche Ordner aus und aktivieren das Kontrollkästchen untergeordnete Ordner einbeziehen.
  8. Klicken Se auf Weiter.
  9. Wählen Sie den Dateinamen für die PST-Datei über Durchsuchen aus oder geben Sie ihn ein.
  10. Klicken Sie auf Weiter
  11. Klicken Sie auf OK.

Outlook exportiert nun die Daten in eine PST-Datei. Um diese später nach der Neuinstallation oder auf einem anderen Rechner zu importieren, wählen Sie in Outlook Datei/Importieren/Exportieren und anschließend Importieren aus Datei aus.

Outlook: Outlook Heute anpassen

Wenn Sie die Farbgebung oder das Layout der Seite Outlook Heute nicht mögen, können Sie sie problemlos anpassen. Dazu stellt Outlook verschiedene Formatierungen zur Verfügung, aus denen Sie wählen können. Klicken Sie dazu einfach auf „Outlook Heute anpassen …“ und stellen Sie die gewünschten Formatierungen ein. Schließen Sie die Seite dann mit „Änderungen speichern“.

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Tipps und Tricks zu Excel

Die Arbeit mit Excel ist oft mit Zellfunktionen, Formeln und VBA verbunden. Daher finden Sie den größten Teil der Excel-Tipps auch in der VBA-Rubrik.

Excel 95 und höher: Arbeitsmappen per Mausklick aus Arbeitsmappenvorlagen erzeugen

Nicht immer ist es notwendig, eine Arbeitsmappenvorlage („*.xlt“) in das Vorlagenverzeichnis zu kopieren, um daraus neue Arbeitsmappen zu erzeugen. Es genügt, im Arbeitsplatz oder Explorer mit der rechten Maustaste auf die Datei zu klicken und dann „Neu“ aus dem Kontextmenü auszuwählen. Alternativ können Sie auch einen Doppelklick auf die XLT-Datei ausführen.

Excel: Zeilen fixieren

In längeren Tabellen ist es oft sehr mühsam, Daten einzugeben, weil die Spaltenbeschriftungen nicht sichtbar sind. Das können Sie abstellen, indem Sie die Zeile mit den Spaltenbeschriftungen fixieren. Markieren Sie dazu die Zeile unterhalb der Zeile mit den Spaltenbeschriftungen und wählen Sie Fenster/fixieren aus dem Menü aus.

Excel: Zahlen als Texte in Zellen eingeben

Wenn Sie in Excel Werte in Zellen eingeben, richtet Excel sie automatisch aus, je nachdem ob es sich um Zahlen oder Text handelt. Wenn Sie Zahlen in eine Zelle eingeben möchten, die wie Text behandelt werden soll, können Sie das erreichen, indem Sie ein Hochkomma ‚ vor die Zahl setzen. Dieses kennzeichnet die Zahl als Zeichenkette.

Excel: Verwendung der Wenn-Funktion

Wenn Sie in einer Tabelle eine Liste berechnen, bspw. die Rückzahlung eines Kredites und nicht wissen, wie viele Zeilen notwendig sind, ist es ganz nützlich in den berechneten Zellen nur dann einen Wert auszugeben, wenn dieser eine Bedingung erfüllt. Eine solche Bedingung könnte z.B. sein, dass der berechnete Wert ungleich als 0 ist. Dazu fügen Sie in die Zellen die Wenn-Funktion ein. Die Syntax der Funktion lautet: =Wenn(Bedingung;Formel Ja-Zweig; Formel Nein-Zweig)>

Möchten Sie bspw. in der Spalte C: die Differenz der Spalten A und B berechnen und diese nur dann ausgeben, wenn Sie ungleich 0 ist, müssten Sie in Spalte C folgende Formel eingeben:

=WENN(A1-B1<>0;A1-B1;"")

Die Formel berechnet also zunächst A1-B1 und prüft, ob dieser Wert größer als 0 ist. Wenn ja, wird die Formel A1-B1 berechnet und zurückgegeben. Wenn nicht, wird eine leere Zeichenkette „“ zurückgegeben. Der Rückgabewert der Funktion ist gleichzeitig der Wert der Zelle.

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