Die JTL-WAWI, eine Warenwirtschaftssoftware von JTL gehört mit zu den beliebteten Warenwirtschaftssystemen im E-Commerce. Dafür gibt es viele Gründe.
Was spricht überhaupt für die JTL-WAWI?
Wer eine Warenwirtschaft benötigt, um Artikel und Lagerbestände zu verwalten hat ganz viele Möglichkeiten. Eine davon ist das ERP-System von JTL. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- kostenlos
- zeitlich unbegrenze Nutzung
- netzwerkfähig, beliebig viele Clients können angebunden werden
- erweiterbar, durch Kassensysteme
- Datenexport und Import mittels Ameise und verschiedenen Schnittstellen
- Automatisierung mittels Workflows
Alleine die Kostenfrage, führt viele Anwender zu JTL. Und das ist auch nicht die schlechteste Wahl, denn so können Shops und E-Commerce zunächst einmal ohne allzugroße Kosten aufgebaut werden. Diese Vorteil erkaufen Sie sich aber auch damit, dass JTL keinen Support für die WAWI anbietet, wenn Sie nicht irgendein kostenpflichtiges Produkt rund um die WAWI gebucht haben. Haben Sie also ein Problem, müssen Sie dies mit externen Beratern, selbst oder mit JTL-Servicepartnern lösen.
Welche Anforderungen hat die JTL-WAWI?
Die Hardwareanforderungen, insbesondere die Bildschirmaufösung sind ganz ordentlich. Wer daran spart, wird nicht viel Freude haben. Die Systemanforderungen für die jeweils aktuelle WAWI-Version finden Sie auf der Website von JTL.
Bittte beachten Sie dabei unbedingt, dass für die Clients und den Server unterschiedliche Anforderungen bestehen.
Begrifflichkeiten: Client & Server
Die JTL-WAWI ist eine netzwerkfähige Anwendung die als Client-Server-Anwendung arbeitet. Es gibt einen Hauptrechner, den Server, auf dem die JTL-WAWI-Datenbank auf einem Microsoft SQL-Server liegt. Und dann gibt es die Clients, das sind die Arbeitsplatzrechner, die mit dem Server verbunden sind und auf die Datenbank zugreifen. Allerdings ist es möglich, für 1-User-Systeme auch die Server-Komponenten (also die Datenbank und den Datenbankserver auf einem Rechner zu installieren und auf diesem dann zu arbeiten. Wir werden gleich noch sehen, welche Folgen das hat.
Wer sich entscheidet, auf die JTL-WAWI als Warenwirtschaftssystem zu setzen, steht zunächst vor zwei Fragen, aus denen dann aber schnell drei oder vier werden können.
- Wo soll die Datenbank installiert werden, auf einem Server oder einfach auf einem lokalen Arbeitsplatzrechner?
- Wenn die Datenbank auf einen Server soll, reicht ein lokaler Server oder braucht man ein Server-Hosting?
- Wenn ein Hosting, wo und in welchem Umfang?
Diese Fragen sollen nachfolgend beantwortet werden.
Tipp: Wer nicht alles lesen möchte, kann auch gleich zum Ende springen.
Wo soll die Datenbank installiert werden, auf einem Server oder einfach auf einem lokalen Arbeitsplatzrechner?
Die Datenbank und damit auch der SQL-Server, der die Datenbank verwaltet, muss für jeden Arbeitsplatzrechner über das Netzwerk erreichbar sein, damit die Clients sich mit der Datenbank verbinden können. Wer nur wenige Clients verbinden will, kann dazu also bspw. einen Rechner mit gehobener Hardwareausstattung nutzen, der im lokalen Netzwerk für alle anderen Rechner erreichbar ist.
Das heißt allerdings, dass dieser Rechner auch immer eingeschaltet sein muss, wenn irgend ein Client die WAWI nutzen möchte. Wenn Sie die WAWI an Ebay/Amazon, einen Shop oder andere Plattformen anbinden und über den Worker automatisch die Lagerbestände, Preise und Aufträge importieren bzw. abgleichen möchten, muss der Rechner, der als Server fungiert ebenfalls 24 Stunden laufen.
| Vorteile dieser Lösung | Nachteile dieser Lösung |
| + keine direkten monatlichen Kosten für den „Server“ | – die Performance ist bei „normalen“ Rechnern oft unterdurchschnittlich |
| + vorhandene Hardware kann genutzt werden | – keine automatische Backup-Funktion, bei Brand oder anderen Katastrophen ist in der Regel auch ein eventuell vorhandenes Backup weg. |
| – Internet-Anbindung oft schlecht | |
| – Datenverlust durch fehlende Sicherheitskonzepte kann teuer werden. | |
| – hohe Stromkosten durch den Dauerbetrieb | |
| – wegen fehlendem Benutzersicherheitskonzepten besteht die Gefahr von unberechtigten Serverzugriffen | |
| – kein Homeoffice möglich, da ohne Serverbetriebssystem kein sicherer Remotezugang zur Verfügung steht |
Fazit: Wer als Ein-Mann-Unternehmen beginnen möchte, kann mit einem einzelnen Rechner, auf dem sowohl der SQL-Server läuft und gearbeitet wird, problemlos beginnen, sollte aber an ein regelmäßiges Backup der Datenbank auf einem externen Laufwerk oder der Cloud denken.
Wenn die Datenbank auf einen Server soll, reicht ein lokaler Server oder braucht man ein Server-Hosting?
Alternativ zur Installation auf einem PC, wäre zu überlegen, einen eigenen Server zu betreiben, und diesen im lokalen Netzwerk zu betreiben. Das erfordert aber neben der teuren Hardware wiederum erhöhes Wissen zur IT-Sicherheit und Serverkonfiguration. Wer dieses Wissen nicht hat, benötigt einen IT-Experten für die Installation und Wartung und das kann schnell teuer werden.
| Vorteile dieser Lösung | Nachteile dieser Lösung |
| + keine direkten monatlichen Kosten für den Server | – Server-Hardware ist teuer, wenn man sie als Einzelstück im Fachhandel kaufen muss. |
| + der Server ist unter vollständiger physischer Kontrolle | – Backup-Lösungen und USV (=Unterbrechungsfreie Stromversorgung) verursachen zusätzliche Kosten |
| – Internet-Anbindung oft schlecht, bzw. hängt von der verfügbaren Internet-Bandbreite ab. | |
| – für einen sicheren Serverbetrieb ist eine fachgerechte Server-Betreuung und Einrichtung erforderlich. | |
| – für Homeoffice sind sichere Remoteverbindungen und in der Regel eine feste IP-Adresse erforderlich. | |
| – Datenverlust durch fehlende Sicherheitskonzepte oder mangelnde Serverkonfiguration kann teuer werden. | |
| – hohe Stromkosten durch den Dauerbetrieb | |
| – je nach Serverstandort ist eine Klimaanlage erforderlich | |
| – Software-Lizenzen (Virenscanner, Office-Paket, VPN …) für den Server sind in der Regel teuer |
Fazit: Ein eigener Server lohnt eigentlich nur, wenn die IT-Infrastuktur dieses auch anderweitig erfordert oder der Server für mehr als 10 Arbeitsplätze genutzt werden soll, da sich auch die Hoster zusätzliche Remote-Verbindungen bezahlen lassen. Allerdings setzt das immer voraus, dass man einen IT-Experten an der Hand hat, der den Server sicher konfiguriert und wartet.
Wenn ein Hosting, wo und in welcher Form?
Die Alternative zum eigenen Server ist ein gemieteter Server bei einem Hoster. Wichtig ist, dass es sich um einen Windows-Server handelt. Und dann haben Sie dort drei Möglichkeiten.
- Sie buchen ein Datenbankhosting.
- Sie mieten einfach nur einen Windows-Server und installiert dort die JTL-WAWI nebst MS-MSQL-Server oder Microsoft-SQL-Server selbst.
- Sie mieten einen Windows-Server speziell für die JTL-Wawi, wo die WAWI und der SQL-Server bereits vorinstalliert ist und wo der Hoster eventuell auch bei der Datenübernahme behilflich ist.
Der Unterschied zwischen einem Datenbankhosting und einem gemieteten Server besteht darin, dass bei einem Datenbank-Hosting lediglich die WAWI-Datenbank auf einem Server liegt und Sie Zugangsdaten zu genau ihrer Datenbank bekommen. In der Regel liegen auf dem Datenbankserver dann mehrere Datenbanken auch von anderen Kunden.
Ein wichtiger Vorteil eines Server- oder Datenbankhostings ist, die hohe Datensicherheit durch professionelle Rechenzentren mit Zugangsbeschränkungen Backup-Lösungen, überwachung der Hardware und oftmals auch redundante Systeme für hohen Schutz vor Ausfällen.
| Vorteile des Datenbankhostings | Nachteile dieser Lösung gegenüber eines gemieteten Servers |
| + preisgünstig | – Performance leidet eventuell durch andere Nutzer des Servers |
| + regelmäßige Backups durch Hoster | – Der Worker kann nicht auf dem Datenbankhosting laufen, so dass dieser auf einem lokalen Rechner laufen muss und dieser also 24 Stunden an sein muss. Das führt zu ebenfalls hohen Stromkosten. |
| + keine Probleme bei der Wartung bzw. Aufwand für die Wartung | – Import/Exportlösungen erfordern einzelne Zugriffe auf die Datenbank über das Internet und sind daher oft langsam |
| + in der Regel kann man von einer sicheren Serverkonfiguration ausgehen | – für einen sicheren Serverbetrieb ist eine fachgerechte Server-Betreuung und Einrichtung erforderlich. |
| – FTP-Zugriffe und Datenaustausch mit Geschäftspartnern können nur über den lokalen Rechner erfolgen |
Wenn Sie einen Server mieten, haben Sie eben zwei Möglichkeiten. Sie können einen allgemeinen Windows-Server mieten. Haben dann aber in der Regel keine SQL-Server-Lizenz auf dem Server und müssen sich mit der kostenlosen MS-SQL-Version begnügen. Die reicht aber vielfach auch aus. Dafür können Sie in der Regel Ihren Server selbst administrieren und verwalten, sind also relativ frei in der Nutzung.
Andererseits birgt das die Gefahr, dass Sie ohne entsprechende IT-Sicherheitskenntnisse den Server so installieren, dass er Angriffsflächen für Hacker und Kriminelle bietet. Das ist sehr schlecht für die Sicherheit Ihrer Daten.
Bei einem JTL-WAWI-Server-Hosting ist oft schon eine SQL-Serverlizenz enthalten und die WAWI-Vorinstalliert. Damit ist dann auch der SQL-Server sicher konfiguriert.
| Vorteile/Nachteile einfacher Windows-Server | Vorteile/Nachteile Server für JTL-WAWI-Hosting |
| + Sie sind völlig frei bei der Installation und Konfiguration** | – In der Regel schränkt der Hoster die Administration ein, um Sicherheitslücken zu vermeiden** |
| – für die sichere Konfiguration sind Sie selbst verantwortlich. Das erfordert Ahnung von IT-Sicherheit oder einen teuren Fachmann | + Sie können sich auf einen sicher konfigurierten Server verlassen |
| – Backups müssen sie oftmals selbst konfigurieren oder durchführen** | + Automatische Backups erfolgren regelmäßig** |
| + Da Benutzer selber eingerichtet werden können, ist oft auch die Einrichtung zusätzlicher Benutzer kostenfrei möglich** | – Zusätzliche Benutzer für den Remotezugriff sind oft kostenpflichtig** |
| + die Hardware und Konfiguration ist auf hohe Performance des SQL-Servers ausgerichtet |
Fazit: Ein Tarifvergleich ist auf jeden Fall erforderlich und zwar in beiden Varianten der Server-Miete. Es ist dabei nicht einmal sicher, dass ein einfaches Windows-Server-Hosting günstiger ist als ein spezielles JTL-Wawi-Hosting. Meine Erfahrung in letzter Zeit hat nämlich gezeigt, dass es vor allem für kleine Unternehmen und Einzelkämpfer lohnenswert ist, auf ein unkomplizertes JTL-WAWI-Serverhosting zu setzen, bei einem Hoster, der Ahnung von der JTL-WAWI hat und weiß was er anbietet und konfiguriert.
Hier mal eine kleine Beispielrechnung, die mich selbst so betroffen hat. Auch ich habe zunächst mit einem Rechner im Büro begonnen, der als Server diente und ich hatte Glück, dass dieser Rechner immer lief und lief und lief und keine Ausfälle hatte. Das ist leider nicht immer so.
| Kosten für eigenen PC, als „Server“ | |
| Hardware vorhanden | 0 € |
| Stromkosten (monatlich) durch 24h-Betrieb (berechnet mit 1500 kWh/Jahr a 38 Cent netto). Darin sind die Grundgebühren des Stromanbieter noch nicht enthalten. | 47,50 € |
| Mwst. auf die Stromkosten (wer den Rechner im Privathaus/Wohnung stehen hat und den betrieblichen Anteil der Stromkosten nicht nachweisen kann, kann in der Regel auch die Vorsteuer nicht abziehen) | 7,58 € |
| SUMME (gerundet) | 55 € |
| Kosten für einfachen Windows-Server, gemietet | |
| Hardware im Mietpreis inbegriffen | 0 € |
| monatliche Kosten (incl. Mwst.) | 59,90 € |
| abzgl. gesparte Stromkosten | -47,50 € |
| SUMME (gerundet) | 12 € |
| Kosten für JTL-WAWI-Server-Hosting bei EcomData | |
| Hardware im Mietpreis inbegriffen | 0 € |
| monatliche Kosten (incl. Mwst.) | 29,40 € |
| abzgl. gesparte Stromkosten | -47,50 € |
| SUMME (gerundet) Einparung | -18 € |
Die die Einparungen beim Stromverbrauch konnte ich durchaus an der nächsten Stromrechnung erkennen. Sie sind keine Erfindung und nicht übertrieben. Darüberhinaus kann ich beide Server-Mietkosten als Kosten voll von der Steuer absetzen, wärend ich aufgrund meiner individuellen Situation nur 11% der Stromkosten als Kosten geltend machen konnte und die Mwst. nicht als Vorsteuer absetzen konnte.
Fazit
Mit Umzug meiner WAWI und Datenbank zu Ecomdata konnte ich sogar gegenüber dem eigenen Rechner im Keller trotz der Servermiete mehr einsparen, als mich die Servermiete kostet. Und ich habe jetzt einen professionell konfigurierten Server, einen schnellen und hilfreichen Support an der Hand, der Probleme schnell analysiert und löst. Ich für meinen Teil würde immer wieder ein Hosting bei EcomData einem selbstkonfigurierten und gehosteten Windows-Server vorziehen. Der Umzuge der Datenbank ließ sich selber und sehr unkompliziert machen. Das kann man aber auch vom Support erledigen lassen. Auch als Ein-Personen-Unternehmen mit nur einem Wawi-Nutzer lohnt also oftmals schon ein Serverhosting! Wer daran spart, rechnet entweder nicht richtig, oder spart am falschen Ende.
